Il était une fois… la ville de Langres et Swile
La Communauté de communes du Grand Langres souhaitait en finir avec l’aspect chronophage du papier et se doter d’une solution digitale pour ses titres-restaurant. Elle se tourne vers Swile en juin 2021 pour :
- Gagner du temps et simplifier la gestion administrative ;
- Accompagner ses agents dans la transition digitale ;
- S’équiper d’un outil facile à utiliser.
Découvrez comment Swile a accompagné la Communauté de communes du Grand Langres dans ce témoignage client recueilli auprès de Mélanie, gestionnaire carrières, et Julie, responsable des ressources humaines.
Objectif : Dématérialiser les titres-restaurant
La Communauté de communes du Grand Langres regroupe environ 400 agents au travers de différentes organisations. L’objectif était d’éviter l’aspect chronophage du papier et d’aboutir à l’ère numérique, une démarche globale impulsée par la direction générale. Passer des titres-restaurant papier à une carte dématérialisée semblait donc naturel.
“Nous avions des titres papier depuis 2001 pour nos agents, mais passer à une version numérique permettait de fiabiliser notre travail, de donner les bons outils aux managers et de faciliter le quotidien des agents. C’était l’objectif premier de notre démarche”.
Rencontrant certaines difficultés d’utilisation avec la carte proposée par un concurrent et avec les relations commerciales entretenues, la ville de Langres profite d’un marché pour retenir l’offre de Swile. C’est ainsi que l’histoire commence !
Pourquoi avoir choisi Swile ?
Un outil qui facilite la gestion administrative
La gestion administrative était un point important pour la ville de Langres, que ce soit pour le suivi des commandes ou pour la facturation.
“Nous avions des soucis de gestion auparavant et on cherchait cette fois un outil aussi simple que possible pour éviter les pertes de temps. Avec la carte Swile, en deux clics le nécessaire est fait. De plus, il n’y a pas de frais de gestion : c’est un élément à prendre en compte et qui facilite le contrôle”.
En choisissant les titres-restaurant digitalisés de Swile, la ville de Langres a pu tirer un trait sur les pertes de temps qu’elle rencontrait dans le passé.
Un outil au service de la digitalisation
La Communauté des communes voulait entrer dans l’ère de la dématérialisation. Elle souhaitait donner les outils adéquats à ses agents pour leur permettre de communiquer plus facilement et les accompagner dans la transition digitale.
Mélanie voulait également améliorer la fiabilité du travail effectué.
“En tant que gestionnaire de paie, les titres-restaurant dématérialisés sont un gros plus pour moi. Il n’y a pas de risque que les colis soient perdus dans le transit ou qu’il y ait une mauvaise affectation des titres papier. C’est une vraie sécurisation”.
Des titres-restaurant faciles à utiliser
Lors de l’appel aux marchés, la ville de Langres avait besoin d’une solution simple d’utilisation, pour les agents comme pour les administrateurs.
“Nous voulions que les agents puissent utiliser leurs titres-restaurant partout, sans risque de refus ou de dysfonctionnement. C’était justement l’un des gros défauts de la solution que nous avions auparavant”.
Aujourd’hui, les seuls problèmes rencontrés sont liés à des agents nouvellement arrivés dans le service qui ne parviennent pas toujours à activer leur carte seuls.
“On apprécie d’autant plus de pouvoir associer une carte bancaire à la carte Swile pour n’avoir qu’un seul paiement final. C’est un luxe qui est devenu agréable au quotidien et qui facilite sérieusement les choses”.
Un déploiement parfaitement exécuté
Un temps d’accompagnement a été nécessaire pour permettre à tous les agents d’utiliser la carte Swile au quotidien.
“Nous avons fait plusieurs sessions d’information animées par une personne dédiée de chez Swile. Elle a eu les bons arguments et les bons mots pour présenter l’outil, expliquer son fonctionnement et dédramatiser l’accès à la digitalisation”.
Côté administrateur, aucune difficulté n’a été rencontrée.
“La prise en main se fait facilement. C’est à la portée de tout le monde. Et en cas de problème, on bénéficie d’un accompagnement de qualité et de réactivité pour chacune de nos questions. C’est vraiment appréciable”.
Le coup de cœur de Mélanie et Julie ?
L’association de la carte Swile avec la carte bancaire est l’une des fonctionnalités phares qu’elles ont souhaité mettre en avant.
“C’est très pratique. On passe la carte et on n’en parle plus. On peut payer au centime près, dès le premier euro et on n’est pas freinés”.
La simplicité du contrôle des factures a aussi retenu leur attention, tout comme la commande de cartes sur le site.
“Ça se fait tout seul. C’est simple, coloré, dynamique, jeune et vraiment pratique”.
Quel est le bilan 1 an après ?
Aujourd’hui, Swile représente une brique de la digitalisation plus globale voulue par la Communauté des communes de Langres. L’outil leur a permis de simplifier les démarches liées aux titres-restaurant, mais aussi de gagner du temps.
Par ailleurs, le taux d’utilisation du titre restaurant est excellent.
“Nous avons fait le point en Mars et le taux est de 95%. On va encore travailler pour améliorer ce pourcentage”.
Un bilan plus que positif donc !